Serious Game
Aanbesteden

Serious game aanbesteden

Een serious game aanbesteden kan een flinke uitdaging zijn, waarin de wens om zowel innovatie als controle te betrekken in het proces op het eerste gezicht een onmogelijk spel lijkt. Toch zijn beide nodig om serious gaming tot een goede einde te brengen. En onmogelijk? Dat staat niet in ons woordenboek.

Op deze pagina nemen we je mee in de wereld van aanbestedingen en serious games. We delen met plezier onze tips en tricks, zonder dat je ergens aan vastzit.

Een aanbesteding

Een aanbesteding is een specifieke methode om producten of diensten in te kopen. Door middel van een aanbesteding maakt een opdrachtgever een opdracht bekend die hij wil laten uitvoeren. Bij Europese aanbestedingen gebeurt dit middels een officiële aankondiging op het aanbestedingsplatform TenderNed, waarop geïnteresseerde bedrijven wordt gevraagd om zich in te schrijven op de aanbesteding. In deze bekendmaking staan eisen en wensen beschreven die aan opdracht zijn gesteld. Geïnteresseerde bedrijven kunnen zich inschrijven op de opdracht door het indienen van een offerte.

Het doel van aanbesteden is om geïnteresseerde bedrijven een gelijke kans te bieden om de opdracht te krijgen en uiteindelijk om een samenwerking aan te gaan met een partij met de beste prijs-kwaliteitverhouding.

De opdracht

De opdracht kan zijn:

• Een product (gericht op aannemers): denk aan de bouw van een object zoals een gebouw of een spoor
• Een dienst (gericht op dienstverleners): denk aan het uitvoeren van marketing, het verlenen van juridisch advies of transport
• Een levering (gericht op leveranciers): denk aan het leveren van machines of goederen.

Het aanbestedingstraject

Een aanbestedingsprocedure bestaat uit de volgende stappen:

1. Aankondiging

De meeste Europese aanbestedingsprocedures beginnen met een aankondiging op TenderNed. Daarin maak je als opdrachtgever aan de markt bekend dat je een opdracht plaatst en nodig je geïnteresseerde bedrijven uit om mee te doen. In de aankondiging staan onder andere:

• De opdracht
• De voorwaarden voor inschrijving
• De gunningscriteria waarmee wordt bepaald aan wie de opdracht wordt gegund
• De beschrijving van het verloop van de procedure
• De sluitingsdatum van de inschrijving

2. Aanmelding

Indien je gebruikmaakt van een voorselectie, zoals bij niet-openbare aanbestedingen, doen geïnteresseerde bedrijven in deze stap het verzoek om deel te mogen nemen. Ze doen hier nog geen aanbieding, dit gebeurt pas bij stap vier.

3. Selectie

In deze stap bepaal je uit de ingediende verzoeken welke partijen geschikt zijn en welke niet. Dit komt alleen voor bij een procedure met voorselectie. De toetsing is op basis van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen die je van tevoren vaststelt. Aan de hand van deze selectiecriteria bepaal je welke partijen het best in staat zouden zijn om de opdracht te realiseren. Ze zijn dus gericht op de geschiktheid van de organisatie en deze zijn onder andere:

• Omzet: een omzeteis van een bepaald minimum omzet in de afgelopen jaren
• Model-K verklaring: het ondertekenen van een verklaring rechtmatigheid inschrijving dat de inschrijving niet onrechtmatig tot stand is gekomen.
• Afwezigheid van juridisch verleden door een organisatie of eigenaren
• Ervaring van bedrijf met vergelijkbare opdrachten
• Financiële draagkracht
• Kwantiteit / kwaliteit van het personeelsbestand
• Beschikken over bepaalde technische hulpmiddelen

4. Inschrijving

In de inschrijfstap dienen bedrijven hun inschrijving in, waarbij ze onder andere antwoord geven op kwaliteitsvragen en de prijs noemen waarvoor ze de opdracht willen uitvoeren. Tevens kunnen geïnteresseerde partijen tijdens de inschrijvingsfase ook vragen stellen over het bestek, het programma van eisen en andere zaken. Als opdrachtgever maak je vervolgens een proces-verbaal op van ontvangst van inschrijvingen.

Alle aanbestedingsprocedures hebben deze stap. Echter kunnen bij een procedure zonder voorselectie alle geïnteresseerde partijen een inschrijving doen, en mogen bij een procedure met een voorselectie alleen de geselecteerde partijen een aanbieding te doen.

5. Voorlopige gunning

Hier open je de inschrijvingen en controleer je of ze volledig zijn en voldoen aan de gestelde eisen. Deze stap komt voor in alle procedures. Maar bij een procedure zonder voorselectie worden de partijen ook getoetst. Bij een procedure met voorselectie is dit in een eerdere stap al gebeurd (zie stap 3). Vervolgens wordt de beste inschrijving bepaald aan de hand van gunningscriteria. Deze gunningscriteria zijn bij de aankondiging al bekend en zijn voor alle inschrijvers hetzelfde. Wel kan de opdrachtgever zelf bepalen op basis van welke onderwerpen hij de opdracht wil gunnen. Bijvoorbeeld:

• Kwaliteit van de aangeboden dienst
• Leveringsvoorwaarden
• Prijs
• Kosten
• Presentatie/demonstratie
• Extra kwaliteitscriteria, zoals duurzaamheid of bedrijfscultuur

Op basis van deze criteria neem je de gunningsbeslissing: met welke partij ga je de samenwerking aan? Als aanbestedende dienst stel je hiervoor altijd een beoordelingscommissie samen die alle inschrijvingen kwalitatief beoordeelt op basis van een vooraf vastgestelde beoordelingsmethodiek. Dit verhoogt de objectiviteit van de beoordeling.

6. Definitieve gunning

Je bent bijna klaar. Maar eerst moeten er nog een aantal zaken worden afgerond. Om van een voorlopige naar definitieve gunning te gaan, vindt er allereerst een verificatiegesprek plaats. Tijdens dit gesprek worden de beoordelingsresultaten besproken, geeft de opdrachtgever eventuele aanpassingen door en worden de contractvoorwaarden doorgenomen. Dit om ervoor te zorgen dat de neuzen dezelfde kant op staan. Het kan voorkomen dat de samenwerking niet doorgaat aan de hand van dit gesprek, maar dit komt in de praktijk bijna nooit voor.

Na een goed verloop vast het verificatiegesprek volgr de definitieve gunning. Het contract wordt in orde gemaakt en getekend. Ook worden de uitkomsten van het aanbestedingstraject gepubliceerd.

Tot slot is het nuttig om aan het eind van de rit het proces te evalueren. Dit laatste is zinvol, omdat uit de conclusies en feedback leerpunten kunnen komen die van dienst kunnen zijn bij een volgende aanbesteding.

Overweeg je ook om een serious game aan te besteden? Let us know! We vinden het leuk om vooraf over je plannen te horen en vertellen je graag over alle mogelijkheden die serious games te bieden hebben. Gunning of niet.

Drie tips voor het aanbesteden van een serious game

1. Doe onderzoek

Het doen van onderzoek naar wat je wilt kan lastig zijn als je niet thuis bent in de wereld van serious gaming. En misschien weet je eigenlijk ook nog niet zo goed wat het verschil is met gamification. Voordat je een opdracht publiceert, is het daarom raadzaam om eerst goed onderzoek te doen. Dit voorkomt ook dat je later in het proces ‘ja’ zegt op partijen die met technisch jargon jouw gunning willen winnen, terwijl ze eigenlijk niet aanbieden waar jij naar op zoek bent.

Het is prima om het eerste deel van je onderzoek online te doen. Lees bijvoorbeeld verschillende blogs en artikelen over serious gaming, verdiep je in een game case die van toepassing is op jouw bedrijf of abonneer je op nieuwsbrieven uit deze sector.

Ben je een beetje wegwijs geworden in termen als ‘engagement’ en ‘storytelling’? Dan is het tijd om bedrijven uit de gaming sector te betrekken en jouw vraag voor te leggen, ook wel marktconsultatie genoemd. Zij kunnen je helpen met het schetsen van realistische verwachtingen en het stellen van randvoorwaarden. Deze voorwaarden wil je weten voordat je het idee uitwerkt. Je wilt natuurlijk niet dat jouw gave idee uiteindelijk niet uitgevoerd kan worden door technische of wettelijke restricties.

2. Zorg voor een volledige opdrachtomschrijving

Je bent inmiddels goed voorbereid. Je hebt je onderzoek gedaan, en weet precies de kaders en doelstelling van de serious game. Maar net als dat jij goed voorbereid wilt zijn, willen aanbieders dat ook.

Zorg daarom voor een zo volledig mogelijke opdrachtomschrijving, waarin je alle beschikbare kennis over de doelgroep, thema’s en kaders van het project weet te vertalen in een duidelijke briefing voor de aanbieder. Dit geeft aanbieders niet alleen de kans om zich zo goed mogelijk voor te bereiden, maar zorgt er ook voor dat je inschrijvingen krijgt die beter aansluiten bij de richting waar je op wilt.

3. Gouden tip: houd een assessment

Het aanleggen van een spoor, het vervoeren van auto’s of het ontwikkelen van serious games. Geen van deze projecten slaagt zonder kennis, ervaring en goede afspraken. Maar net zo belangrijk, of misschien nóg belangrijker, is een goede samenwerking tussen de opdrachtgever en het projectteam. Dit is dan ook steeds vaker een criteria in de aanbestedingsprocedure.

De ontwikkeling van serious games is geen kortstondig traject en kan zomaar een tot twee jaar duren. Dit is een leuke, maar intensieve periode waarin je samen tot een eindproduct komt. De route hiernaartoe wil je natuurlijk het liefst zonder problemen bewandelen. Het doen van een assessment biedt hierin een uitkomst.

Een assessment is niets meer dan het inzichtelijk maken van de vaardigheden en het voorspellen van toekomstig gedrag. Hierin vraag je in de aanbesteding naar de mensen achter het bedrijf. Hoe is de bedrijfscultuur? Wie gaan er aan het project werken? Wat zijn hun eerdere ervaringen? Dit biedt bedrijven een extra kans om gekozen te worden en jou de mogelijkheid om een aanbieder te kiezen die écht bij jullie past.

Gebleken is dat een assessment veel kan toevoegen aan het succes van het eindproduct en bijdraagt aan het plezier van de samenwerking. Bovendien ben je beter in staat om na de gunning onenigheden op te lossen, omdat er vooraf goede gesprekken zijn geweest over belangen, dilemma’s en verwachtingen.

We are here to help

Na het lezen van deze tekst weet je al meer van het aanbesteden van een game. Tegelijkertijd snappen we dat je nog met veel vragen kunt zitten. Daarom kijken we graag eens met je mee, zonder dat je ergens aan vastzit.